לפני שמתחילים לעבוד, צריך תוכנית שתעבוד!
בין אם אתם עסק בינוני או ארגון ענק חוצה יבשות, העבודה הנכונה עם מערכות המידע שלכם היא חלק אינטגרלי ביכולת שלכם לנוע בחופשיות במרחב העבודה שלכם. לא משנה התחום, לא משנה כמות העובדים, אם מערכות המידע לא מאורגנות כראוי – אתם בבעיה. מסיבה זו ארגונים בכל קנה מידה מבצעים מעת לעת רענון ושדרוג של מערכות המידע שלהם. הכל מתחיל עם אפיון מערכות מידע, כי לבנות מערכת טלאים על גבי טלאים זה ממש לא הפתרון שאתם צריכים.
קשה באימונים, קל בקרב, גם באפיון מערכות המידע שלכם. אפיון נבון זו עבודה הדרגתית ולעיתים מתישה, אם לא יודעים כיצד לזרום איתה בהרמוניה. מסיבה זו הדרך הנבונה ביותר לבצע זאת היא דווקא לא מפנים החוצה, אלא מבחוץ פנימה. כלומר לקחת מומחה מבית Crmers ולבצע את התהליך עם מישהו שזו המומחיות שלו, מישהו שייקח אתכם צעד אחר צעד לעבר מערכת מידע מושלמת שתומכת את הארגון שלכם בצורה הטובה ביותר.
אפיון מערכות מידע מקצועי: לשאול את השאלות הנכונות
בגדול כל אפיון, כולל אפיון מערכות מידע ענקיות, מתבסס על שאילת שאלות. מי שיודע לשאול את השאלות הנכונות ולדלות את המידע הדרוש מהתשובות יידע לבנות לכם את המפה שתוביל אתכם לאוצר שאתם מחפשים עבור הארגון שלכם.
הנה כמה שאלות בסיסיות לדוגמא, כדי לתת לכם כיוון לאן אתם צועדים עם אפיון מערכת המידע שלכם:
- למי נועדה המערכת? שאלה זו מבקשת לדעת מי הם האנשים שעומדים להשתמש במערכת. כלומר מה הידע שלהם והכוונה שלהם – האם הם אנשי מכירות? מתכנתים? מנהלים? משקיעים? מוקדנים? אולי גם וגם? או בכלל מישהו אחר? אתם חייבים לדעת מראש מי ישתמש במערכת המידע, כי מידע זה ישפיע באופן ישיר ומובהק על האפיון ועל ההוצאה לפועל של התוכנית.
- כיצד אנשים מתנהלים בארגון כיום? במילים אחרות, יש כאן ניסיון להבין מה עובד כעת, מה לא עובד, ומה אפשר לשפר. שדרוג מערכת מידע לא נעשה בשביל הכיף, הוא נעשה בשביל לשפר, לייעל, ולאפשר שדרוג בכל הרמות של העבודה השוטפת. לכן יש להבין את מהות הפעילות בצורה ברורה, כיצד הדברים מתנהלים, וכיצד עדיף שיתנהלו, ומשם להתחיל לבנות.
מה לא עובד במערכת הקיימת? לפעמים מה שלא עובד במערכת זו או אחרת הוא פשוט שלא משתמשים בה. לפעמים הסיבה לזה היא המורכבות שלה, ממשק המשתמש הלא ידידותי, או העובדה שהיא לא יעילה דיו ויוצרת דיסהרמוניה ברצף העבודה, עד כדי כך שהעובדים מעדיפים לעבוד בלעדיה. בין אם זה אחת מהסיבות הנ”ל, שתיים מהן, שלושתן או סיבות אחרות – חייבים לזהות מה העניין, כדי לייצר אפיון מערכות מידע עדכני שיהיה נגיש, אפקטיבי, ונוח לשימוש.

































